Syarat & Ketentuan
Terakhir diperbarui: 19 Agustus 2026
Bagian yang disorot memuat hal-hal yang perlu Anda putuskan sebelum mengunggah dokumen: ke mana data Anda dikirim, cara memprosesnya melalui akun penyedia Anda sendiri, dokumen apa yang tidak boleh diunggah, dan bagaimana penagihan bekerja.
1. Penerimaan Syarat
Dengan mendaftar dan menggunakan layanan IntelliBase AI, Anda menyetujui untuk terikat oleh Syarat dan Ketentuan ini beserta Kebijakan Privasi kami, yang keduanya merupakan satu kesatuan perjanjian. Jika Anda mendaftar atas nama sebuah organisasi, Anda menyatakan berwenang mengikat organisasi tersebut pada syarat ini. Layanan ini ditujukan untuk pengguna yang cakap secara hukum. Jika Anda tidak menyetujui syarat ini, harap tidak menggunakan layanan kami.
2. Deskripsi Layanan
IntelliBase AI adalah platform SaaS (Software as a Service) berupa knowledge base internal berbasis AI. Tersedia dua jenis akun: akun Perusahaan (admin, karyawan, departemen) dan akun Individu (satu orang, satu ruang kerja). Layanan mencakup: unggah dokumen berformat PDF, DOCX, XLSX, dan PPTX dengan ukuran maksimum 4 MB per file; ekstraksi teks dari dokumen tersebut; pembuatan indeks pencarian vektor; pencarian dokumen; dan antarmuka chat AI yang menjawab dengan mengutip dokumen Anda. Impor dokumen dari Google Drive dan integrasi Slack tersedia pada paket berbayar. Paket Free Starter hanya memperoleh pencarian dokumen — jawaban AI hanya tersedia pada paket berbayar.
3. Akun dan Keamanan
Anda bertanggung jawab atas kerahasiaan kredensial akun Anda, dan setiap aktivitas yang terjadi di bawah akun Anda adalah tanggung jawab Anda. Verifikasi dua langkah (2FA) tersedia dan kami sarankan diaktifkan, terutama untuk akun admin. Pada akun Perusahaan, admin dapat membuat, menonaktifkan, dan mereset kata sandi akun karyawan di ruang kerjanya; karyawan yang bersangkutan diberi tahu melalui email saat kata sandinya direset oleh admin. Segera hubungi kami jika Anda mencurigai adanya akses tidak sah.
4. Peran Para Pihak atas Data Pribadi
Sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi: atas isi dokumen yang Anda unggah dan data karyawan yang Anda daftarkan, Anda adalah Pengendali Data Pribadi dan IntelliBase AI adalah Prosesor Data Pribadi yang memproses data tersebut atas instruksi Anda melalui fitur-fitur layanan. Anda bertanggung jawab memastikan tersedianya dasar pemrosesan yang sah atas data pribadi yang Anda masukkan ke dalam layanan, termasuk memberitahu karyawan Anda. Untuk data akun, data penagihan, dan data teknis operasional, kami bertindak sebagai Pengendali. Rincian pemrosesan ada di Kebijakan Privasi.
5. Kepemilikan Data dan Pemrosesan oleh Penyedia AI
Dokumen dan data yang Anda unggah tetap menjadi milik Anda sepenuhnya. IntelliBase AI tidak melatih model AI dengan data Anda, tidak menjualnya, dan tidak menggunakannya di luar layanan yang disepakati. Namun layanan ini berjalan di atas penyedia AI pihak ketiga, dan Anda perlu memahami hal berikut sebelum mengunggah dokumen apa pun. Seluruh isi dokumen yang Anda unggah dikirim ke Google (Gemini API) untuk dibuatkan indeks pencarian. Saat sebuah pertanyaan dijawab, potongan dokumen yang relevan dikirim ke Groq Inc.; apabila Groq sedang mencapai batas pemakaian, potongan tersebut dikirim ke Google (Gemini API) agar pertanyaan tetap terjawab. Bagian awal dokumen (sekitar 2.000 karakter pertama) juga dikirim ke Groq untuk membuat ringkasan otomatis. Groq menyatakan tidak memakai data API pelanggan untuk melatih modelnya. Akun Gemini kami saat ini berada pada tier gratis, dan ketentuan Google untuk tier tersebut mengizinkan Google memakai konten yang dikirim untuk meningkatkan layanannya, termasuk pelatihan model. Jika Anda tidak menghendaki hal tersebut, tersedia jalan keluar yang dapat Anda aktifkan sendiri: pada seluruh paket berbayar — Personal untuk akun Individu, serta Professional, Enterprise, dan Custom untuk akun Perusahaan — Anda dapat memasang API key Groq dan Gemini milik Anda sendiri melalui menu Langganan di dasbor admin, sehingga indexing dan jawaban diproses melalui akun penyedia Anda, bukan akun kami. Fitur ini tidak tersedia pada paket Free Starter, sehingga dokumen pada akun gratis selalu diproses melalui akun penyedia bersama milik kami, termasuk akun Gemini tier gratis di atas. Kunci tersebut disimpan dalam keadaan terenkripsi dan dapat Anda hapus kapan saja. Perlu dicatat bahwa kunci berlaku per penyedia: bila Anda hanya memasang kunci Gemini, pertanyaan tetap dijawab melalui akun Groq kami; dan bila Anda memasang kunci tanpa kunci Gemini, kami sengaja menonaktifkan jalur cadangan Gemini alih-alih mengalihkan dokumen Anda ke akun Gemini gratis kami. Pemrosesan di sisi penyedia tunduk pada ketentuan masing-masing penyedia dan berada di luar kendali kami. Dengan mengunggah dokumen, Anda menyatakan telah memahami ketentuan ini dan berwenang mengunggah dokumen tersebut.
6. Data Pribadi Bersifat Spesifik dan Rekam Medis
Layanan ini dirancang untuk dokumen referensi internal — SPO, clinical pathway, PPK, kebijakan, panduan akreditasi, instruksi kerja, dan sejenisnya. Layanan ini tidak dirancang, tidak diuji, dan tidak boleh digunakan untuk mengunggah rekam medis pasien, data kesehatan perorangan, data keuangan pribadi, data biometrik, atau data pribadi bersifat spesifik lainnya sebagaimana dimaksud dalam UU PDP. Mohon hilangkan identitas pasien dan data pribadi perorangan dari dokumen sebelum diunggah. Apabila kebutuhan Anda tetap mengharuskan pemrosesan data pribadi bersifat spesifik, hubungi kami terlebih dahulu di hello@intellibaseai.com untuk perjanjian pemrosesan data tertulis; pemrosesan semacam itu sekurang-kurangnya mensyaratkan paket berbayar dengan API key milik Anda sendiri sebagaimana diuraikan pada bagian 5.
7. Isolasi Data Antar-Penyewa
Data setiap ruang kerja disimpan dan diproses secara terisolasi. Isolasi ditegakkan pada dua lapis: Row-Level Security di tingkat basis data, dan pemeriksaan otorisasi di setiap jalur permintaan aplikasi. Pada akun Perusahaan, dokumen dapat ditandai milik departemen tertentu; karyawan hanya dapat menerima jawaban dari dokumen departemennya sendiri dan dokumen yang ditandai sebagai dokumen bersama.
8. Pembayaran dan Langganan
Paket berbayar dijual per periode 1 (satu) bulan dan dibayar di muka melalui Midtrans, gateway pembayaran berlisensi Bank Indonesia. Kami tidak menerima, menyimpan, atau memproses nomor kartu Anda; seluruh data pembayaran ditangani oleh Midtrans. Langganan tidak diperpanjang secara otomatis dan kami tidak pernah melakukan penarikan dana otomatis (auto-debit). Setiap periode berikutnya harus Anda beli kembali secara manual, sehingga tidak ada yang perlu Anda batalkan untuk berhenti — cukup tidak melakukan pembelian berikutnya. Harga promo peluncuran berlaku sampai dengan 31 Desember 2026 dan setelahnya harga kembali ke harga normal yang tercantum di halaman harga. Paket Personal hanya dapat dibeli oleh akun Individu, sedangkan paket Professional dan Enterprise hanya dapat dibeli oleh akun Perusahaan. Paket Custom tidak dijual secara mandiri dan hanya diberikan berdasarkan kesepakatan tertulis.
9. Masa Berlaku, Masa Tenggang, dan Penurunan Paket
Saat masa berlaku paket berakhir, layanan berbayar tetap berjalan penuh selama masa tenggang 7 (tujuh) hari. Setelah masa tenggang berakhir tanpa pembelian baru, akun otomatis turun ke paket Free Starter beserta seluruh batasannya, termasuk hilangnya jawaban AI. Dokumen dan akun karyawan yang melebihi batas paket gratis dibekukan, bukan dihapus, dan aktif kembali segera setelah Anda berlangganan lagi. Penghapusan data hanya terjadi atas permintaan Anda atau sesuai bagian retensi pada Kebijakan Privasi.
10. Kebijakan Pengembalian Dana
Karena sifat layanan digital, pembayaran yang telah berhasil diproses tidak dapat dikembalikan (non-refundable). Pengecualian: apabila terjadi gangguan teknis dari pihak kami yang menyebabkan layanan tidak dapat digunakan lebih dari 72 jam berturut-turut, kami memberikan kompensasi perpanjangan masa langganan setara durasi gangguan. Untuk klaim, hubungi hello@intellibaseai.com dalam 7 hari sejak gangguan terjadi.
11. Batasan Penggunaan dan Sifat Jawaban AI
Setiap paket memiliki batas dokumen, batas jumlah akun, dan batas pertanyaan yang tercantum di halaman harga dan berlaku sebagaimana adanya di dalam aplikasi: Free Starter 10 dokumen dan 5 akun, dengan pencarian dokumen saja tanpa jawaban AI; Personal 50 dokumen, 1 akun, 60 pertanyaan per hari; Professional 100 dokumen, 50 akun, 300 pertanyaan per hari dengan batas kewajaran 60 pertanyaan per pengguna per hari; Enterprise 300 dokumen, 100 akun, 2.000 pertanyaan per hari dengan batas kewajaran 400 pertanyaan per pengguna per hari. Ukuran maksimum tiap file adalah 4 MB. Jawaban dihasilkan secara otomatis dari dokumen yang Anda unggah dan dapat keliru atau tidak lengkap; kami tidak menjamin keakuratannya dan Anda wajib memverifikasi informasi penting pada sumber resmi Anda sendiri.
12. Penggunaan yang Dilarang
Anda dilarang: menggunakan layanan untuk tujuan yang melanggar hukum; mengunggah dokumen yang tidak Anda miliki atau tanpa wewenang untuk memprosesnya; mengunggah konten berbahaya, melanggar hak kekayaan intelektual pihak ketiga, atau data pribadi bersifat spesifik sebagaimana bagian 6; membagikan kredensial akun kepada pihak di luar organisasi Anda; melakukan rekayasa balik, pengujian penetrasi tanpa izin tertulis, atau upaya membebani dan merusak sistem; serta menggunakan layanan untuk membangun produk pesaing.
13. Penghentian Layanan
Kami berhak menangguhkan atau menghentikan akses akun yang melanggar syarat penggunaan. Untuk pelanggaran yang tidak membahayakan sistem atau pihak lain, kami akan lebih dulu memberi peringatan dan kesempatan memperbaiki. Anda dapat berhenti kapan saja dengan tidak memperpanjang langganan dan dapat meminta penghapusan data sesuai Kebijakan Privasi.
14. Hukum yang Berlaku
Syarat dan Ketentuan ini diatur oleh hukum Republik Indonesia. Setiap sengketa diselesaikan terlebih dahulu melalui musyawarah mufakat dalam waktu 30 hari; apabila tidak tercapai, sengketa diselesaikan melalui jalur hukum di Indonesia.
15. Perubahan Syarat
Kami dapat memperbarui syarat ini sewaktu-waktu. Perubahan material akan diberitahukan melalui email atau notifikasi dalam aplikasi minimal 14 hari sebelum berlaku. Perubahan pada daftar penyedia AI atau pada cara data Anda diproses termasuk perubahan material.
16. Disclaimer Layanan 'Sebagaimana Adanya'
Layanan IntelliBase AI disediakan 'sebagaimana adanya' (as-is) dan 'sebagaimana tersedia' (as-available) tanpa jaminan dalam bentuk apapun, baik tersurat maupun tersirat, termasuk namun tidak terbatas pada jaminan kelayakan untuk tujuan tertentu, ketersediaan tanpa gangguan, atau bebas dari kesalahan. Kami tidak menjamin bahwa layanan akan selalu tersedia, aman, atau bebas dari bug.
17. Batasan Tanggung Jawab
Sejauh diizinkan oleh hukum yang berlaku, total kewajiban IntelliBase AI kepada Anda atas segala klaim yang timbul dari atau terkait dengan penggunaan layanan ini tidak akan melebihi jumlah total yang telah Anda bayarkan kepada kami dalam periode 3 (tiga) bulan kalender sebelum tanggal klaim diajukan. Batasan ini berlaku terlepas dari bentuk tuntutan, apakah berdasarkan kontrak, perbuatan melawan hukum, atau dasar hukum lainnya, dan tidak berlaku untuk hal-hal yang menurut hukum tidak dapat dibatasi.
18. Pengecualian Kerugian Tidak Langsung
Kami tidak bertanggung jawab atas kerugian tidak langsung, insidental, khusus, konsekuensial, atau kerugian yang bersifat hukuman, termasuk namun tidak terbatas pada: kehilangan keuntungan bisnis, kehilangan data, gangguan operasional bisnis, atau kerusakan reputasi, yang timbul dari penggunaan atau ketidakmampuan menggunakan layanan ini, meskipun kami telah diberitahu tentang kemungkinan kerugian tersebut. Pengguna bertanggung jawab penuh atas keputusan bisnis yang diambil berdasarkan output layanan.
19. Disclaimer Khusus AI
Output yang dihasilkan oleh sistem AI IntelliBase bersifat otomatis berdasarkan dokumen yang Anda unggah dan bukan merupakan nasihat profesional di bidang medis, hukum, keuangan, atau bidang lain yang memerlukan lisensi profesional. Output tidak boleh dijadikan dasar tunggal untuk keputusan klinis atau keputusan berisiko lainnya. Kami tidak bertanggung jawab atas konsekuensi apapun yang timbul dari penggunaan atau ketergantungan pada output AI. Pengguna wajib melakukan verifikasi mandiri dan berkonsultasi dengan profesional yang berwenang sebelum mengambil keputusan penting.
20. Force Majeure
Kami tidak bertanggung jawab atas keterlambatan atau kegagalan pelaksanaan kewajiban yang disebabkan oleh keadaan di luar kendali wajar kami, termasuk namun tidak terbatas pada: bencana alam, pemadaman listrik, gangguan infrastruktur internet, gangguan atau penghentian layanan oleh penyedia pihak ketiga yang kami gunakan, serangan siber, regulasi pemerintah, pandemi, atau kejadian lain yang secara umum diklasifikasikan sebagai force majeure.
21. Ganti Rugi dari Pengguna (Indemnifikasi)
Anda setuju untuk menanggung, membela, dan membebaskan IntelliBase AI beserta pengelolanya dari dan terhadap segala klaim, kerugian, kewajiban, biaya, dan pengeluaran (termasuk biaya hukum yang wajar) yang timbul dari: (a) pelanggaran Anda terhadap Syarat dan Ketentuan ini; (b) penggunaan layanan oleh Anda yang melanggar hukum atau hak pihak ketiga; (c) konten atau dokumen yang Anda unggah ke platform, termasuk ketiadaan dasar pemrosesan yang sah atas data pribadi di dalamnya.
22. Kontak
Untuk pertanyaan terkait syarat ini, hubungi kami di: hello@intellibaseai.com